Esigenze gestionali relative alla fatturazione in una scuola

[balestra_romani]

Quali sono le esigenze gestionali di una scuola dal punto di vista della fatturazione? Le scuole in che occasioni emettono delle fatture, verso chi e per quali motivi? Si fanno fatture solo per le iscrizioni e per le gite?
La mia idea era quella di creare un software on-line di questo tipo:

1) Gli studenti della scuola o i loro famigliari si iscrivono, fanno il login, effettuano l'ordine del pacchetto che gli interessa (pagamento rata iscrizione, quota della gita, ecc...).
2) La segreteria accetta il pagamento ed emette in automatico con un clic la spedizione della fattura per e-mail all'interessato.
3) Lo studente o l'interessato va in istituto e porta i soldi mentre la segretaria clicca sul tastino "FATTURA PAGATA" accanto all'ordine.

A vostro avviso una soluzione di questo tipo opportunamente adattata al contesto é pensabile e utile oppure no? Sarebbe meglio un software off-line? Le scuole in genere cosa usano per sbrigare queste faccende? Excel oppure dei software già esistenti?

A presto e grazie

[@melia]

Non funziona esattamente così, non ho mai visto emettere fattura per un'iscrizione o per una gita, ma non ho neppure mai visto genitori o studenti che pagano cash a scuola.
Per iscrizioni e gite ci sono dei bollettini postali prestampati, gli studenti li prendono a scuola, pagano alla posta e tornano con la ricevuta. Le scuole non sono attrezzate per sostenere un giro di soldi. È vero che c'è la cassaforte, ma di solito viene usata per documenti sensibili, di solito legali o sanitari, ma anche relativi agli esami. La chiave della cassaforte ce l'ha il preside, non certo il personale delle segreterie che gestisce le iscrizioni.
Il lavoro della segreteria didattica è gestito da un programma che permette, contemporaneamente, la gestione on line dei voti peri gli scrutini, la compilazione di verbali tabelloni e pagelle, la gestione delle cartelle personali degli studenti e il loro aggiornamento in seguito a promozione o bocciatura.
Conosco meno il lavoro della segreteria amministrativo/contabile , ma credo che sia gestito da un programma del ministero.

[balestra_romani]

Programma del ministero!?!?!?! E quale? Come si chiama?!?!?! Ti sbagli sai!!

Comunque discorsi a parte, se ti va, approfondiamo la questione:

la gestione on line dei voti per gli scrutini: vedi l'altra discussione
la compilazione di verbali tabelloni e pagelle: questi sono documenti cartacei in parte stampati e in parte scritti a mano? i verbali cosa sono di preciso? compilari i verbali é una cosa lunga come per le pagelle e i tabelloni? come potrebbe essere automatizzata questa fase?
la gestione delle cartelle personali degli studenti e il loro aggiornamento in seguito a promozione o bocciatura: qui bisognerebbe che il profilo dello studente fosse modificabile dai professori e visionabile dagli studenti. Si può fare non é difficile.

Altri consigli?

A presto e grazie mille

[@melia]

Programma del ministero!?!?!?! E quale? Come si chiama?!?!?! Ti sbagli sai!!

Non lavoro in Segreteria, però tutte le ore di straordinario che faccio vengono inserite dal personale nel mio profilo, poi vengono messe nello statino dello stipendio direttamente dal meccanografico di Latina e pagate dal Ministero. Non so che altro dirti.

[balestra_romani]

E' possibile che siano funzioni di uno dei pacchetti di Argo comuque sono funzioni poco specifiche e molto standardizzate.
Scusa per la mia insistenza ma ti faccio un ultimissima domanda poi basta: Avete anche un sito internet in istituto? Potresti dirmi chi ve lo gestisce e quali funzioni ha? Potresti mandarmi il link anche in privato nel caso preferissi conservare l'anonimato?

Grazie ancora

[@melia]

Il sito della scuola è il punto dolente, se ne è sempre occupato uno dei tecnici e siccome solo uno è di ruolo, chi se ne occupa un anno non è mai quello che se ne occupa l'anno successivo e, comunque, i tecnici sono assunti dal ministero per occuparsi dei laboratori, quindi non possono occuparsi del sito a tempo pieno, ma lo devono fare nei ritagli di tempo.
Al momento è un'accozzaglia di cose, tutte utili, ma inserite in modo che, ad essere gentil, si può definire "casuale". Spesso è difficile trovare quello che serve.
Ecco il link http://www.its8marzo.it/ , quale anonimato vuoi che mantenga : ho persino messo il mio nome e cognome nella firma.

[balestra_romani]

Grazie mille per l'info. L'area login é per i prof, per gli studenti o per entrambi?

[@melia]

Per i docenti, ma ci si entra anche senza fare il login, basta premere invio, ma si perdono 2 pagine di modulistica e le pagine personali.
Per i genitori, questa funziona, serve per controllare le assenze del pupo.
Il materiale riservato agli studenti per il momento è tutto in chiaro, dovrebbe essere disponibile la pagina di ciascuno, una volta sistemata la rete di istituto, in quella pagina ci andrebbe ciascun lavoro che lo studente ha fatto in laboratorio entrando con il proprio login. Ho messo il condizionale perché sono anni che si parla di questa rete di istituto, ma ogni volta il lavoro si blocca a metà. Prima è stato assegnato ad una ditta esterna e sono finiti i fondi, poi ad uno dei tecnici che si è rivelato inconcludente, poi ad un docente, ma nei ritagli di tempo non si combina un granché.

[balestra_romani]

Grazie @melia per le tue preziose informazioni. Io sto progettando un sito dinamico che fa tutto questo e lo metterò a disposizione delle scuole molto presto. Appena avrò finito ti contatterò e ti farò vedere tutto quanto, magari camminfacendo ti domanderò altre info pratiche e se vorrai, per riconoscenza ti regalerò tutto quanto o ti darò la piattaforma ad un prezzo estremamente contenuto.

Un bacio e grazie per il tuo interesse