Problem solving e decision making [John Adair]

"Vediamo ora come funziona la mente. A mio parere, sono tre le funzioni principali: analizzare, sintetizzare/immaginare, valutare. Nelle forme applicate del pensiero efficace (decison making, problem solving), tutte e tre queste funzioni sono al lavoro..."

La parola 'analisi' deriva da un verbo greco che significa 'sciogliere' e indica l'atto di scomporre un intero nelle sue parti costituenti... Il pensiero analitico è strettamente correlato al ragionamento logico o passo passo...

"Non è facile dare un'unica definizione della seconda funzione. Sintetizzare (un altro termine che deriva dal greco) significa comporre diverse cose per creare un intero. E' il processo opposto dell'analizzare. Potete sintetizzare cose con le vostre mani: è ciò che fate ogni volta che assemblate o create qualcosa. Tutti i prodotti o servizi sono il risultato di una sintesi. Tuttavia, potete anche farlo mentalmente. Questo succede quando entra in gioco un'altra facoltà: l'immaginazione. Ora l'immaginazione lavora per immagini e un'immagine è un intero che rappresenta più della somma delle parti... Il collegamento tra la creatività e il processo di sintesi diventa evidente quando si considera il modo in cui funziona la natura. Un bambino nasce completo e cresce. La natura è olistica."

"La terza funzione entra in gioco in attività mentali come definire criteri di successo, valutare, stimare le prestazioni e giudicare le persone, ad esempio nel corso di un colloquio di selezione. La critica che (dal termine greco che indica un giudizio) è una forma di valutazione. Per inciso il termine 'critica', nel suo senso comune, molto spesso suggerisce disapprovazione: una qualche sorta di giudizio negativo.

Tuttavia nel suo utilizzo più formale, può suggerire un'analisi di tipo neutrale o perfino una valutazione che implica approvazione. il giudizio non è sempre sfavorevole. In tutte le valutazioni vi è un elemento oggettivo (al di fuori di noi) e uno soggettivo. Tutti noi nasciamo con la capacità di valutare. Ciò che effettivamente apprezziamo (i nostri valori) dipendono in larga misura dal nostro ambiente e dalla sua cultura". John Adair (1934), Decision making&Problem solving, Franco Angeli 2008.

Secondo Adair i tre passi principali per prendere una decisione o per risolvere un problema sono fondamentalmente gli stessi:
1) Definire l'obiettivo o il problema (principalmente analisi).
2) Generare le opzioni realizzabili (principalmente sintesi).
3) Scegliere la linea d'azione o la soluzione ottimale (principalmente valutazione).

Egli sostiene che non vi è niente di più soddisfacente che affrontare una sfida mentale e superarla. Più difficile è il problema, più euforia proverà la persona o il gruppo di lavoro che lo ha risolto. E' importante divertirsi con il decision making e il problem solving: come in ogni attività umana più ci si diverte, più la si vuole fare e più la si fa, più si diventa bravi a svolgerla.

All'interno delle organizzazioni i problemi da risolvere appartengono a due famiglie: quelli relativi al funzionamento dei sistemi e quelli relativi ai progetti e alle decisioni innovative. Un sistema è formato da un insieme di parti che interagiscono tra loro, di solito allo scopo di raggiungere un determinato obiettivo (sistema di marketing, sistema produttivo, sistema logistico, sistema amministrativo, ecc.). Un problema dei sistemi è essenzialmente una deviazione rispetto alla norma o allo standard che può essere rilevato da allarmi, procedure di verifica, carte di controllo, uffici della qualità ecc. Maggiore è lo scostamento tra le prestazioni normali (come ci si aspetta che il sistema funzioni) e le prestazioni effettive (ciò che sta accadendo realmente), più grande è il problema.

Gli ostacoli che insorgono alla realizzazione di un progetto o alla attuazione di una decisione costituiscono lo 80% delle difficoltà che i manager debbono affrontare, ma è necessario tener presente anche i problemi relativi ai sistemi sono l'altro 20%. Naturalmente se non si è generalisti, ma specialisti (professional) in ambito tecnico, amministrativo ecc., queste proporzioni sono invertite e la maggior parte del tempo lavorativo verrà dedicato a problemi relativi ai sistemi.

Il processo del pensiero creativo:
1) Preparazione: il lavoro duro. Dovete raccogliere e ordinare le informazioni rilevanti, analizzare il problema nel modo più approfondito ed esplorare le possibili soluzioni.
2) Incubazione: questa è la fase della mente profonda. Il lavoro mentale sul problema (analizzare, sintetizzare e valutare) prosegue nella mente subconscia. Le parti del problema si separano e nuove combinazioni si formano. queste possono coinvolgere altri ingredienti immagazzinati nella vostra memoria.
3) Intuizione: il momento "eureka" (vedi Archimede). Una nuova idea emerge nella vostra mente conscia, gradualmente o improvvisamente, come un pesce che guizza fuori dall'acqua. Questi momenti spesso si verificano quando non si sta pensando al problema ma si è in un atteggiamento mentale di rilassamento.
4) Convalida: a questo punto entra in gioco la facoltà di valutazione. Una nuova idea, illuminazione, intuizione, impressione o soluzione deve essere accuratamente verificata. Questo è particolarmente vero se deve operare come base per un qualche tipo di azione.

Blocchi mentali:
1) Mancanza di dati: se non siete certi di avere tutti i dati rilevanti, è naturale che si esiti a impegnarsi. Eseguite altre ricerche, questo dovrebbe rimettervi in movimento.
2) Mancanza di convinzione: forse vi trovate in difficoltà perché non siete convinti del valore di questo esercizio (compito) o del modo in cui vi è stato chiesto svolgerlo. Ridefinite un obiettivo utile.
3) Mancanza di un punto di partenza: magari il problema sembra così grande che non sapete da dove cominciare. In questo caso, stabilite un punto di partenza qualsiasi. Potrete sempre cambiarlo più avanti. L'ispirazione arriva dopo aver iniziato, non prima.
4) Mancanza di prospettiva: forse siete troppo vicini al problema, sopratutto se è da troppo tempo che lo tollerate o ve ne siete occupati incessantemente. Provate ad abbandonarlo per una settimana. Consultate altre persone. Anche solo spiegare loro il problema potrebbe essere d'aiuto. Potrebbero vedere nuovi aspetti.
5) Mancanza di motivazione: desiderate a sufficienza che avvenga? Il pensiero creativo richiede perseveranza di fronte alle difficoltà. Se vi lasciate scoraggiare troppo facilmente, questo potrebbe essere un segno che, nel profondo, vi manca la necessaria motivazione. Rafforzate la vostra determinazione.